Za plan urlopowy odpowiada dział kadr wespół z kierownikami działów. Stworzenie takiego planu bywa trudne, zwłaszcza gdy firma zatrudnia wielu pracowników. Im większa firma tym potrzeba więcej osób zaangażowanych do utworzenia harmonogramu pracy. Ponadto specjalista ds. kadrowych to osoba odpowiedzialna za plany związane z zatrudnieniem nowych pracowników. Mimo, iż to od prezesów, szefów przychodzi wskazanie do zatrudnienia to głosem doradczym są kadry.
Dział kadr i pracownicy kadrowi wskazują osoby o dużej ilości nieobecności do zwolnienia jak i wybitne jednostki do nagradzania. Poza tym znaczenie mają raporty działu kadr prezentujące plan pracy w przypadku pracowników długotrwale chorych, kobiet w ciąży, osób na świadczeniach przedemerytalnych. Ta wiedza pomaga szefostwu zarządzającemu firmą, podejmować właściwe decyzje dotyczące poziomu zatrudnienia. Dzięki kadrom decyzje te mogą być podjęte na czas, chroniąc firmę przed przestojami, kosztami itd. By stworzyć działający plan zatrudnienia, uwzględniając ruch w firmie, potrzeby poszczególnych działów, trzeba mieć umysł analityka, umieć planować i przewidywać, wnioskować na podstawie posiadanych i zebranych danych.