Stabilna praca w dziale kadr

Jest wiele osób, które poszukują stabilnego zatrudnienia w dobrej firmie. Nie każdemu odpowiada praca fizyczna, ani też praca związana z częstą aktywnością. Niektórzy ze względów zdrowotnych wręcz muszą podjąć pracę siedzącą przy biurku. stabilna praca w dziale kadr

Jednym z takich zawodów jest specjalista ds. kadrowych. To pracownik odpowiedzialny za wszelkie kwestie formalne związane z zatrudnionymi w firmie pracownikami. Pracę tę można wykonywać w średnich i dużych firmach, którym opłaca się zatrudniać etatowego kadrowego.

Kadrowy jest odpowiedzialny głównie za wszelkie formalności pomiędzy urzędami, ZUS-em i NFZ-em a zatrudnionym pracownikiem. To do jego obowiązków należy wyliczanie wynagrodzeń, sporządzanie stosownej dokumentacji, wyliczania składek, a następnie przelewanie tych wynagrodzeń na konto pracownika. Może się wydawać, że nie jest to praca wymagająca etatowego pracownika. Jest wręcz przeciwnie.

Osoba na tym stanowisku musi znać się doskonale na prawie pracy i wszelkich aspektach związanych z zatrudnianiem pracowników na różnych stanowiskach, aby nie popełnić błędu i nie zrobić czegoś niezgodnego z prawem. Musi też wyliczać wszelkie wynagrodzenia bardzo skrupulatnie, głównie dlatego, by nie doszło do błędów formalnych powodujących zamieszanie ze strony różnych organów.

Co robią specjaliści działu kadr

Osoba zatrudniona na stanowisku specjalista ds. kadrowych ma spory zakres obowiązków. Jest to praca typowo biurowa, wymagająca ogromnej skrupulatności i rzetelności. Przede wszystkim osoba na tym stanowisku zajmuje się zatrudnianiem pracowników – przygotowuje odpowiednie dla nich umowy o pracę, z uwzględnieniem wszelkich szczególnych warunków przysługujących konkretnej zatrudnionej osobie.co robią specjaliści działu kadr

Dba również o to, aby umowy te były okresowo przedłużane lub zmieniane. Czasem musi również zwolnić pracownika, wręczając mu wypowiedzenie, co jest na pewno jednym z bardziej przykrych obowiązków. Specjalista ds. kadrowych musi również zgłaszać odpowiednim organom fakt zatrudnienia nowego pracownika, a następnie dbać o to, by jego składki ubezpieczeniowe były opłacane terminowo.

Dział kadr zajmuje się także kwestiami wynagrodzeń – ich naliczaniem, wyliczaniem premii, a nawet potrąceń z pensji. Przygotowuje specjalne dokumenty potwierdzające dane wynagrodzenie oraz dokonuje przelewów na odpowiednie kwoty. Bardzo często jej nakład obowiązków jest zróżnicowany w zależności od terminów zapłaty różnych ubezpieczeń lub wypłaty wynagrodzeń – wtedy praca w kadrach jest szczególnie intensywna, zwykle jednak ma swoje jednostajne tempo.

Specjalista do spraw socjalnych pracowników

W dużych firmach zatrudnionych jest wielu pracowników. Mają oni różne stanowiska, rozliczają się w różny sposób, dostają różne wynagrodzenie. Do tego chodzą na urlopy i zwolnienia lekarskie. W niewielkich firmach takimi sprawami zajmują się osobiście szefowie, którzy zatrudniają swoich pracowników i dbają o ich sprawy kadrowe.specjalista ds socjalnych pracowników

W większych przedsiębiorstwach zatrudniających już kilkanaście lub kilkadziesiąt osób, takimi sprawami zajmuje się specjalista ds. kadrowych. Jego zadaniem jest przede wszystkim sporządzenie umowy o pracę oraz poinformowanie o nowym pracowników odpowiednich organów. Regularnie będzie on odprowadzał niezbędne składki na ubezpieczenia pracowników firmy. Dodatkowo, będzie zajmował się przelewaniem dla nich odpowiednich wynagrodzeń.

Specjalista ds. kadrowych zajmuje się również kwestiami urlopów – przyjmuje wnioski i przydziela urlopy, a także zajmuje się formalnościami przy wszelkich zwolnieniach lekarskich. Jego praca wymaga dużej skrupulatności i jest bardzo odpowiedzialna. Nawet niewielkie pomyłki w danych osobowych mogą skutkować poważnymi błędami. Dlatego też pracownicy od czasu do czasu wzywani są do działu kadr i płac celem wyjaśnienia wszelkich nieporozumień związanych z ich zatrudnieniem lub wypłatą.

Jak sobie radzić z trudnymi sytuacjami na rozmowach w sprawie pracy?

rozmowa rekrutacyjnaW życiu zawodowym każdego Rekrutera, z pewnością miały miejsce takie sytuacje, w których musiał zachować zimną krew. Takie sytuacje tworzą kandydaci, którym zostały zadane niewygodne pytania. Reakcja kandydatów niejednokrotnie potrafi mocno zaskoczyć prowadzącego spotkanie Rekrutera. Najważniejsze jest wtedy opanowanie i chłodne myślenie.

Jakie sytuacje mamy na myśli? Np. takie, kiedy zadawane jest kandydatowi trudne pytanie. I nie mamy tutaj na myśli jedynie podchwytliwych pytań, które mają na celu pokazanie prawdziwego oblicza danego człowieka. Czasami nawet klasyczne pytanie, typu “dlaczego chce Pan/ Pani zmienić pracę?” potrafią wprawić w konsternację, a nawet wywołać negatywne emocje u kandydata. Pomimo, że w dzisiejszych czasach nikogo już nie powinny dziwić tego typu pytania, a wręcz każdy kandydat powinien się ich spodziewać, to jednak nadal zdarzają się sytuacje mocno niekomfortowe dla Pracowników ds. Kadrowych.

Jakie są zatem sposoby, aby złagodzić emocje kandydatów? Jeśli np. widzimy, że kandydat zrobił się cały czerwony i nie jest w stanie wydusić z siebie słowa, pomóżmy mu, stosując pytanie dodatkowe typu: “Czy jest Pan zadowolony ze swojej pracy?”, albo: “Czy ma Pan w swojej pracy perspektywy rozwoju zawodowego”. Często bowiem jest tak, że mamy do czynienia z bardzo ciekawym kandydatem do pracy, ale w danym momencie mogła złapać go trema. Jeśli po naszym wsparciu dalszy ciąg rozmowy przebiegnie pomyślnie, może się okazać, że udało nam się wybronić genialnego kandydata.

Jak ważne jest doświadczenie zawodowe?

O tym, jak dobrze przygotować się do rozmowy w sprawie pracy napisano już bardzo wiele artykułów. Wiele jest porad w tym zakresie i ciężko wybrać te najważniejsze. W dzisiejszym poście doświadczenie zawodowepostaram się dotknąć spraw najważniejszych. Rozmowa kwalifikacyjna należy do sytuacji, w których liczy się bardzo dużo kwestii. Oceniani jesteśmy z każdej strony: począwszy od ubioru, poprzez mowę ciała i na tym co mówimy skończywszy. Choćbyśmy byli bardzo dobrze ubrani, mówili pięknie a nasza mowa ciała wskazywałaby na całkowitą spójność, to jednak są inne rzeczy dużo bardziej istotne dla pracodawców.

Zacznijmy zatem od naszych kompetencji zawodowych, bo jakby nie patrzeć, to pierwsza – zaraz po fotografii – rzecz, na którą zwraca uwagę Rekruter. Przeglądając oferty pracy, niezależnie od branży, w której będzie wykonywana praca, przeważnie zwracamy uwagę na pierwsze punkty wymagań – najlepiej te z pogrubioną czcionką. Nie bez kozery najczęściej występuje kilkuletnie doświadczenie zawodowe. Dla większości pracodawców, jest to bowiem potwierdzenie, że skoro dana osoba pracowała tyle lat – to nie tylko doskonale zna się na rzeczy, ale również musiała w tym czasie się najzwyczajniej w świecie sprawdzić – bo przecież pracodawca cały czas utrzymywał ją na danym stanowisku.

Doświadczenie zawodowe bije na głowę wykształcenie. Wielu jest bowiem świetnych pracowników, którzy nie posiadają wykształcenia w dziedzinie, którą się zajmują. Wielu jest również piątkowych absolwentów najlepszych uczelni, którzy będąc świeżo zatrudnionymi, kompletnie sobie nie radzą w pracy.

Niełatwe mają zatem zadanie Specjaliści ds. kadrowych. Muszą bowiem wybrać takich kandydatów do pracy, którzy wykazują się najwyższym potencjałem zawodowym. Wiedząc, jaki pracownik byłby bardzo mile widziany na danym stanowisku, na które zamieszczone zostało ogłoszenie o pracę, powinien w dobrze przemyślany sposób stworzyć treść owego ogłoszenia.

Dress code na rozmowie w sprawie pracy.

jak ubrać się na rozmowę kwalifikacyjnąKiedy idziesz na rozmowę w sprawie pracy, zastanawiasz się nad wieloma kwestiami. Nic dziwnego, chcesz w końcu dobrze wypaść. Starannie przygotowujesz się zatem na spotkanie rekrutacyjne. Dokładnie czytasz wszystko co tylko możesz na temat firmy, do której aplikowałeś. W ogłoszeniu o pracę zostało przecież niewiele napisane na temat organizacji. Na twojej głowie jest zatem zapoznanie się z informacjami dostępnymi w Internecie.

Ale pozyskanie wiedzy na temat działalności firmy, jej misji, wizji, osiągnięć to jeszcze nie wszystko. Niezmiernie ważne jest przecież pierwsze wrażenie. Zależy nam na tym, aby było jak najlepsze. Jak ubrać się na spotkanie w sprawie pracy?

Pierwszym krokiem jaki możemy zrobić, jest popytanie wśród znajomych, albo znajomych znajomych. Nikt tak dobrze nie będzie wiedział, jakie panują zasady, jak osoby siedzące wewnątrz organizacji. Jeśli nie posiadamy znajomości, możemy poszukać zdjęć lub filmów z życia firmy. W dzisiejszych czasach coraz częściej organizacje publikują filmy korporacyjne, żeby pokazać się kandydatom z jak najlepszej strony.

Jeśli uda nam się określić niepisane zasady, zgodnie z którymi pracownicy ubierają się na co dzień do pracy w tejże organizacji – super. Jeśli nie, pozostaje nam klasyczna elegancja: mężczyźni garnitur (niekoniecznie z krawatem) i pantofle, kobiety: garsonka, lub garnitur damski.

Oczywiście można również wybrać opcję casualowej elegancji: jakaś koszula, spodnie chinosy, pantofle możemy również zamienić na obuwie nieco mniej oficjalne. Taką opcję możemy zastosować tylko wówczas, jeśli nie wybieramy się do banku, do poważnej instytucji państwowej, bądź na kierownicze stanowisko pracy. Bądź co bądź, to jednak stanowisko na które aplikowaliśmy, również może nam sporo podpowiedzieć w tej kwestii.  Jeśli chcemy zyskać przychylność Specjalisty ds. Rekrutacji już przy pierwszym kontakcie, dobrze przemyślmy kwestię ubioru.

Podchwytliwe pytania na rozmowie w sprawie pracy

pytania na rozmowie w sprawie pracyPracownicy działu HR mają trudną pracę do wykonania podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Z jednej strony powinni być mili i sympatyczni a z drugiej nieco podstępni. Ich zadaniem jest umiejętne zadawanie pytań kandydatom na stanowiska, na które aplikowali. Celem jest dokładne poznanie osób, z którymi być może firma podpisze umowę.

Pytania formułowane są zazwyczaj w taki sposób, żeby nie zdradzić prawdziwego zamiaru. Oczywiście nie ma się co przejmować, bo Specjalista ds. Kadrowych nie ma wobec nas żadnych złych zamiarów. Chce po prostu zbadać nasze kompetencje lub po prostu nasz sposób reagowania na niewygodną i zaskakującą sytuację, bądź też sprawdzić w praktyce naszą kreatywność.

Jedno z pytań, które często pada na rozmowach kwalifikacyjnych brzmi: “Proszę podać co najmniej 5 zastosowań spinacza biurowego”. Jedno pytanie, a może dać Rekruterowi odpowiedź na wiele pytań. To pytanie zdecydowanie należy do grupy podchwytliwych. Nie chodzi tutaj o to, że być może w pracy zawodowej nastąpi sytuacja, kiedy trzeba będzie używać spinaczy biurowych w inny niż dedykowany sposób (chociaż kto wie ;)), ale o to, żeby sprawdzić nasz potencjał jako przyszłego pracownika.

Zacznijmy od tego, że takie pytanie zaskakuje i może wywołać stres. Kadrowiec będzie miał już pierwszy sygnał, jaka będzie nasza reakcja na zaskakujące zdarzenie, czy zestresujemy się i nie będziemy w stanie wypowiedzieć nawet słowa, czy też na spokojnie odpowiemy. W pracy zawodowej może wystąpić przecież wiele zaskakujących sytuacji. Naszą rolą jest udowodnić, że jesteśmy w stanie sobie z nimi doskonale poradzić.

Kolejna informacja, dla pracownika HR ujawni się wówczas jeśli odpowiemy na to pytanie i wymyślimy naprawdę interesujące i niebanalne zastosowania spinacza. Pokażemy wówczas naszą kreatywność. A ta cecha jest bardzo pożądana na stanowisku związanym z tworzeniem kampanii marketingowych.

W końcu również okaże się czy wykonujemy absolutne minimum – wymieniając tylko 5 zastosowań, czy też może jesteśmy ambitni i gotowi do zrobienia czegoś więcej – wówczas będziemy starali się przekroczyć minimalną piątkę zastosowań owego spinacza biurowego 🙂

Proces rekrutacyjny

rozmowa kwalifikacyjnaW firmach za przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych odpowiada Specjalista ds. Kadrowych. To on sprawuje pieczę nad zasobami ludzkimi w organizacji. To od niego w dużej mierze zależy fakt, kto będzie pracował i jakie wartości zostaną wprowadzone do organizacji. Nie jest on jednak w pełni osobą decyzyjną. Ponieważ nie do końca zna specyfikę pracy w każdym dziale w firmie, dlatego zazwyczaj jest współprowadzącym rozmowy kwalifikacyjne. Poza Specjalistą od HR, na rozmowy w sprawie pracy przychodzą jeszcze pracownicy docelowego działu, do którego jest prowadzona rekrutacja. Przeważnie w takiej rozmowie uczestniczy Kierownik zespołu, a czasami jeszcze pracownicy z tytułem Starszego Specjalisty. Ponieważ część kwestii jest w stanie zweryfikować manager działu, a część pozostałą, pracujący specjaliści, którzy doskonale znają się na praktycznym aspekcie pracy.

Kandydaci zazwyczaj aplikują, wysyłając swoje CV oraz listy motywacyjne, na ogłoszenie umieszczone na portalu pracy. Kwestią sortowania aplikacji zajmuje się zazwyczaj HR-ówka. Wstępną selekcję może spokojnie przeprowadzić osoba, która nie posiada wiedzy “technicznej” wywodzącej się z działu. Pracownik ds. Personalnych otrzymuje widełki, jakich powinien się trzymać przeprowadzając selekcję kandydatów.

Jeśli chodzi o rozmowę kwalifikacyjną, to wkład w jej przebieg jest podzielony. Część pytań  przygotowuje Rekruter, a pozostałe Kierownik Zespołu. Przeważnie rozmowa przebiega według określonego scenariusza, ale scenariusz może ulec zmianie, jeśli kandydat jest bardzo gadatliwy 🙂 Decyzję dotyczącą zatrudnienia zazwyczaj podejmuje Manager Działu w porozumieniu ze Specjalistą ds. kadrowych.

Rola specjalisty ds. kadrowych w organizacji.

W każdej firmie powinna znaleźć się taka osoba, która odpowiada za dobrą atmosferę i wprowadza elementy humorystyczne. Taką rolę bardzo często przyjmuje Specjalista ds. zarządzanie zasobami ludzkimiPersonalnych. Nie zmienia to faktu, że takich osób może być więcej – i przeważnie tak właśnie jest. W praktycznie każdym zespole znajdzie się osoba, która ma ponadprzeciętne poczucie humoru i nawet w trudnych sytuacjach potrafi wprowadzić zespół w fajny nastrój. Z resztą rolą Specjalisty ds. kadrowych jest dążenie do tworzenia zespołów, w skład których wchodzą różnorodne osobowości – w myśl zasady przeciwieństwa się przyciągają oraz co dwie głowy to niejedna. Zbudowanie sprawnie współpracującego zespołu jest przecież strategicznym celem zarządzania zasobami ludzkimi. Ludzi w zespole powinno się połączyć w taki sposób, żeby z całości wykrzesać jak najwięcej. Nie od dzisiaj przecież wiadomo, że siła tkwi w zespole.

Jeśli zatem HR-owiec dobrze wykona swoją pracę i zrekrutuje odpowiednich ludzi do organizacji, to połowę sukcesu ma już za sobą. Nadrzędną wartością w każdym przedsiębiorstwie jest efektywna praca i realizowanie celów, ale nie oszukujmy się – bez zadbania o odpowiednie warunki nie tylko fizyczne, ale również psychiczne, żaden zespół nie będzie pracował w pełni efektywnie.

Rolą HR-owca (choć statystyki mówią, że kwestią zarządzania zasobami ludzkimi przeważnie zajmują się kobiety – HR-ówki) jest dbanie o personel. Po jego stronie leży nie tylko rekrutowanie odpowiednich kandydatów do pracy, ale także dbanie o zapewnienie odpowiednich warunków do pracy, trzymanie pieczę nad rozwojem zawodowym pracowników ale też umiejętne zwalnianie ludzi, z którymi firma postanowiła się pożegnać.

Gdzie przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne?

Praca w kadrach, to nie tylko siedzenie przy biurku, planowanie rozwoju zawodowego dla pracowników, pilnowanie terminów, urlopów i przypominanie wszystkim o wszystkim. To również przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, którzy zaaplikowali do naszej firmy i chcą wesprzeć nasz zespół swoimi cennymi umiejętnościami i doświadczeniem.gdzie przeprowadzać spotkania rekrutacyjne

Jakie miejsce jest najlepsze do przeprowadzania spotkań w sprawie pracy? Większość odbywa się tradycyjnie w siedzibie firmy, w specjalnie wydzielonym pokoju, bądź w tzw. salce konferencyjnej. Siedziba firma jest świetnym miejscem na przeprowadzanie rozmów z zaproszonymi osobami, ponieważ nawet jeśli delikwent pojawi się wcześniej niż umówiona godzina, może sobie spokojnie poczekać w przyzwoitych warunkach – np. na kanapie przy recepcji.

Innym miejscem cieszącym się coraz większą popularnością jest kawiarnia, restauracja czy inna knajpka. To miejsce ma jedną zasadniczą zaletę – jest neutralne. Z tego typu miejsc korzystają często bardzo małe firmy, które nie posiadają w swojej siedzibie specjalnie wydzielonego miejsca, pasującego do tego typu spotkań. Jeśli dane przedsiębiorstwo nie chce wprowadzać na swój teren kandydatów zanim zostaną oni zatrudnieni – kawiarnia będzie doskonałym rozwiązaniem.

Poza klasycznymi spotkaniami rekrutacyjnymi, możemy spotkać się jeszcze z tymi niestandardowymi. Do tej grupy należą – wideo rozmowy oraz czat rozmowy. Ten typ rozmów doskonale sprawdzi się w sytuacji, gdy kandydat mieszka daleko (dzieli go kilkaset kilometrów) i nie chcemy go aż tak angażować. Innym powodem jest wygoda i szybkość. Choć nie obędzie się również bez wad, takich jak problemy z łączem, problemy z obrazem i brak kontaktu w pełni realnego.