Kadry to dział zatrudniający i zwalniający pracowników, ale także pilnujący dokumentacji, przepisów BHP jak też szkoleń, urlopów, zwolnień lekarskich itp. Co więcej specjalista ds. kadrowych to przede wszystkim spec od rozliczania czasu pracy, naliczania składek, podatku i premii. Wypłaty to kluczowa część kompetencji działu kadr.

Ponadto w wielu firmach dział kadr zajmują się też rekrutacją pracowników od zamieszczenia ogłoszenia o pracę w serwisach rekrutacyjnych po podpisanie umowy z pracownikiem. Czasem niezbędna jest współpraca z agencjami pracy, zwłaszcza gdy chodzi o wynajem pracowników na określony czas lub do konkretnego zadania. Z działu kadr pobiera się też zaświadczenia o zatrudnieniu, skierowania na delegacja i szkolenie itp. Tym samym kadrowi mają pełne ręce pracy w dodatku jest ona mocno urozmaicona. Niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę.

Część firm zwłaszcza średnich i mniejszych nie dzieląc organizacji na mniejsze działy praktycznie wszystko wrzuca w dział kadr. O ile księgowość zajmuje się wyłącznie sprawami finansowymi, to kadry mają pod sobą zarówno badania lekarskie, jak też wyjazdy integracyjne.

Obowiązki osób zatrudnionych w dziale kadr są zwykle bardzo jasno przydzielone przez przełożonego. Każdy specjalista ds. kadrowych jest osobą, która doskonale zna się na prawie pracy oraz prawie podatkowym. Ta wiedza jest niezbędna do wykonywania codziennych służbowych czynności związanych z pośredniczeniem w zatrudnianiu nowych pracowników pomiędzy pracownikami a firmą, a także załatwianiem wszystkich spraw podatkowych i świadczeniowych dla pracownika.

Jako że to do obowiązków pracodawcy należy odprowadzanie podatków z wynagrodzenia pracownika do urzędu skarbowego, a także zgłaszanie zatrudnienia do odpowiednich instytucji, to właściciel musi zadbać o to, by zatrudnić osobę odpowiedzialną za takie obowiązki. Gdy pracownik chce się udać na urlop, powinien złożyć wniosek o urlop w dziale kadr, skąd przyjdzie do niego odpowiedź pozytywna lub odmowna. Podobnie, gdy pracownik zachoruje, do działu kadr musi dostarczyć zwolnienie lekarskie, które pracownik przedstawi w ZUS jako dokument poświadczający zasadność przyznawania wynagrodzenia chorobowego.

Dzięki pracy specjalisty ds. kadrowych, pracownik zatrudniony w firmie nie musi się obawiać o to, czy jego wynagrodzenie zostało prawidłowo naliczone lub o swoją emeryturę w przyszłości.