Praca z dokumentami

praca z dokumentamiPraca w kadrach jako specjalista ds. kadrowych, to głównie praca biurowa. Dość typowa praca z dokumentami. Wystawianie zaświadczeń, świadectw pracy, skierowań na badania lekarskie, szkolenia i delegacje, to podstawowe zadania w pracy w dziale kadr. Z pozoru może wydawać się to łatwa praca, jednak de facto to praca z pogranicza administracji i prawa pracy.

Każdy specjalista ds. kadrowych winien posiadać rozległą i aktualną wiedzę z zakresu przepisów regulujących stosunek pracy. Ponadto dochodzą szkolenia związane z zasadami organizacji dokumentów pracowniczych, ich przechowywania, prowadzenia działań rekrutacyjnych, motywacyjnych i integracyjnych. Bardzo często kadrowi odpowiadają również za bezpieczeństwo i higienę pracy, co urozmaica katalog kompetencji w tym dziale.

Im wiesza ilość pracowników zatrudnionych w firmie, tym pracy w dziedzinie kadr więcej. Już przy kilkudziesięciu pracownikach pracy jest mnóstwo. Wystarczy, że każdy pracownik chociażby raz  w roku potrzebuje zaświadczenia o zatrudnieniu, a to oznacza wystawienie takiego dokumentu każdego dnia pracy. Do tego dochodzą urlopy, również te nietypowe, okolicznościowe jak też zwolnienia chorobowe.

Wdzięczna praca w kadrach

wdzięczna praca w kadrachJeżeli myślisz o pracy w biurze, jednak nie w handlu, ani usługach, a również praca w urzędzie nie do końca cię przekonuje, masz możliwość spróbować pracy w kadrach. O ile w dziale księgowości wymagane bywa wykształcenie ekonomiczne, to w pracy jako specjalista ds. kadrowych może być to również wykształcenie ogólne, administracyjne. Mając studia z dziedziny kadr, zarządzania kapitałem ludzkim, zwiększamy swe szanse na pracę właśnie w  kadrach.

Praca jako kadrowa to praca typowo biurowa, nawet jeśli powierzy się nam zadanie rekrutacji pracowników, to w dalszym ciągu jest to praca za biurkiem. Zatrudnienie w  tym dziale może być ciekawym doświadczeniem. Możliwość prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, jak również kompletowania dokumentów kadrowych, naliczanie wypłat, wystawianie zaświadczeń to prace, które uczą rzetelności, systematyki i poszanowania prawa.

Wiele młodych osób właśnie wybiera tę branżę jako wstęp do kariery w pracy w księgowości, czy administracji, pracy urzędniczej. Nie oznacza to jednak, że w kadrach pracownik nie ma żadnej odpowiedzialności, nie gonią go terminy itp. Wręcz przeciwnie, praca ta obwarowana jest szeregiem procedur, między innymi związanych z poufnością danych osobowych.

Formularze, zaświadczenia i inne

formularze zaświadczeniaDział kadr to właściwy zespół osób do obsługi zatrudnienia. Mimo, iż w pierwszej kolejności kojarzy się z naliczaniem wypłat pracowników, to faktycznie posiada o wiele bardziej rozległe kompetencje. Dokumentów jakich trzeba wypisać wraz z zatrudnieniem nowego pracownika jest bez liku. Wiele jest standardowych wymaganych przez przepisy ogólne prawa pracy, inne to wewnętrzne procedury, zaświadczenia szkoleniowe, zobowiązania i oświadczenia.

Poza dokumentami wprowadzającymi specjalista ds. kadrowych zobowiązany jest także do wystawiania zaświadczeń na prośbę pracownika. Niezmiernie często wpływają do kadr prośby o zaświadczenie o zatrudnieniu, o dochodach czy o obciążeniach na wynagrodzeniu. Ilość dokumentacji jest całkiem spora, pracy także jest co niemiara. Praca w kadrach wymaga koncentracji i skrupulatności. Prowadzenie teczek z dokumentami to nie lada zadanie. Porządek w biurze kadrowego jest absolutnie wymagany. Niezbędne jest także podążanie za nowymi przepisami, które obligują dział kadr do ich przestrzegania. Dotyczy to zarówno BHP jak i badań lekarskich, szkoleń, rozwoju zawodowego, ewaluacji itd.

Rekrutacja włączona w kompetencje kadr

rekrutacjaDział kadrowy to często dział, który odpowiada nie tylko za prowadzenie dokumentacji pracowników, ale i rekrutację nowych pracowników. Na potrzeby rekrutacji są tworzone regulaminy i jest gromadzona dokumentacja. Dzięki temu proces rekrutacji jest przejrzysty, spełnia wymogi rekrutacji XXI wieku.

Specjalista ds. kadrowych ma za zadanie prowadzenie wstępnej selekcji ofert spływających jako odpowiedź na ogłoszenie o pracę, jak również umawiania rozmów kwalifikacyjnych. W zależności od potrzeb również przygotowania ankiet czy testów sprawdzających. Praca bywa zatem urozmaicona. Wiele osób aplikuje do pracy w dziale kadr, czy to na stanowisko specjalista ds. kadrowych czy też inne. Czasem to najszybsza droga do pozyskania zatrudnienia.

To właśnie kadry są najlepiej doinformowane, czy potrzebuje firma pracownika o takich kwalifikacjach. Nie zwalnia to jednak kandydatów z bycia efektownym i kreatywnym. Poza rekrutacją od strony technicznej, pracownicy działu kadr zajmują się też zwalnianiem pracowników i tutaj niezbędna jest szeroka wiedza dotycząca prawa pracy. Kiedy pracownik jest pod ochroną, a kiedy i jak, na jakiej podstawie można go zwolnić.

Dokumentacja kadrowa

dokumentacja kadrowaPraca w kadrach ma swe określone procedury. To praca dla osób usystematyzowanych. Wielość dokumentów i konieczność ich archiwizacji sprawia, że należy być niezwykle uporządkowanym, by dokumentacja kadrowa była na medal. Zmienne przepisy prawa powodują konieczność aktualizacji dokumentów, zmiany w  ich prowadzeniu, pozyskaniu nowych dokumentów itp.

Prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga biegłej znajomości przepisów prawa pracy i nie tylko. Im więcej zatrudnionych pracowników tym pracy więcej. Warto dbać o porządek w dokumentach i być zawsze gotowym do kontroli z zewnątrz. Co więcej sprawność w prowadzeniu spraw kadrowych pomaga w załatwianiu spraw pracowniczych jak chociażby zaświadczenia o zatrudnieniu, wynagrodzeniu itp.

Specjalista ds. kadrowych to często spotykane stanowisko pracy oferowane przez firmy niekoniecznie specjalizujące się w  rachunkowości i kadrach. W większych firmach kadry i sprawy kadrowe są prowadzone przez wyodrębniony personel kadrowych. Zazwyczaj na tych stanowiskach pracują kobiety, mimo iż zawód ten jest bardzo neutralny i nic nie stoi na przeszkodzie, aby specjalista ds. kadrowych był mężczyzną.

Znajomość języków obcych w kadrach

znajomość języków obcychPraca w kadrach to operowanie dokumentacją pracowniczą, jak też bezpośredni kontakt z osobami do pracy kandydującymi, pracującymi w firmie i partnerami biznesowymi firmy. Znajomość języków na tym stanowisku bywa doskonałym atutem i to jak najbardziej przydatnym w codziennych obowiązkach w pracy kadr.

Bardzo często od kadrowych wymaga się znajomości jeżyków obcych. Nie bez powodu ten warunek widnieje w ogłoszeniach o pracę na stanowisko specjalista ds. kadrowych. Kiedy firma współpracuje z podwykonawcami zza granicy, gdy deleguje pracowników poza granice Polski, wówczas znajomość języków przydaje się chociażby w pozyskiwaniu wiedzy dotyczącej przepisów kadrowych itp. Ponadto coraz częściej w firmach pracują obcokrajowcy, Ukraińcy i nie tylko. Wtedy kadrowa mówiąca co najmniej po angielsku może godnie reprezentować firmę wobec kandydatów.

Znajomość angielskiego to najmniejszy z wymogów, bowiem zdarzają się warunki znajomości holenderskiego czy węgierskiego. Czasy się zmieniają co za tym idzie wymogi również są weryfikowane względem potrzeb rynku. Nauka języka to również świadectwo otwartości na naukę.

Zadanie rekrutacja

rekrutacjaKadry to dział rozległy pod względem kompetencji. W zależności od struktury firmy. Najbardziej typowym zadaniem działu kadr jest przyjmowanie, poszukiwanie i zwalnianie pracowników, a także zajmowanie się sprawami pracowników w trakcie zatrudnienia. Specjalista ds. kadrowych to spec od opracowywania zakresów obowiązków oraz zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, zatrudnienia.

Rekrutacja pracowników to jedno z zadań pobocznych bowiem w wielu firmach rzadko jest konieczna i prowadzona. Jednak w miarę potrzeb ktoś musi być kompetentny w zakresie przygotowania oferty pracy i wyłonienia kandydata. Zwykle szefowie nie mają na to czasu ani też wiedzy dotyczącej spraw technicznych rekrutacji. Od tego są właśnie kadrowi. Dbają zarówno o stan zatrudnienia, typują miejsca pracy do wsparcia jak i do zwolnień.

Kadrowi są zwykle wtajemniczeni w zwolnienia lekarskie pracowników, plany emerytalne jak również sytuacje wymagające zastępstwa jak ciąża pracownicy, urlop wychowawczy itp. na bazie tej wiedzy sugerują awanse, zwolnienia, zastępstwa oraz zatrudnienie nowych osób. Nie jest to łatwe zadanie, wymaga rozeznania tematu, bycia na bieżąco z kierownikami jak również samymi pracownikami. Konflikty pracownicze nie powinny być obce kadrowym.

Znajomość prawa pracy

prawo pracyPracując w kadrach wymagana jest orientacja w przepisach prawa pracy jak i księgowości. Warto też zauważyć, że dział kadr może dzielić się na mniejsze zespoły pracowników specjalizowanych w danej dziedzinie jak chociażby rekrutacja, zaświadczenia itd.  Specjalista ds. kadrowych to stanowisko z pogranicza kadr i księgowości.

Osoby zatrudnione na tym stanowisku muszą posiadać rozległą i aktualną wiedzę dotyczącą praw pracowników, pracodawcy, obowiązków pracowniczych, wynikających ze stosunku pracy, zatrudnienia. Ponadto istotne znaczenie mają przepisy regulujące sposoby opodatkowania pracowników, ich zarobków i dodatków o wynagrodzenia. Specjalista ds. kadrowych to również osoba orientująca się w przepisach około pracowniczych, zwłaszcza związanych z bezpieczeństwem w pracy.

Tym samym pracownik działu kadr musi być wszechstronnie wyszkolony. Mimo wszystko to nie księgowy, ani prawnik, ani rekruter, to po prostu specjalista ds. kadrowych. Bardzo często sprawy, które nie znajdują zaszeregowania w innych działach z  sekretariatem włącznie są powierzane właśnie działowi kadr. Tym sposobem bywa i tak, że kadrowa zajmuje się również marketingiem firmy.

Różnorodna praca w kadrach

praca w kadrachW dziale kadr pracować można na różnych stanowiskach będących pewnymi wyodrębnionymi specjalizacjami. Między innymi to właśnie w tym dziale pracuje specjalista ds. rekrutacji, jak również BHP. Nie każdy specjalista ds. kadrowych zajmuje się wyłącznie pilnowaniem teczek pracowniczych, czy rozliczaniem urlopów i zwolnień lekarskich. W tym dziale praca bywa zróżnicowana.

To właśnie dział kadr przygotowuje zapotrzebowanie na nowe miejsca pracy, analizuje potrzeby zwolnień, doradza i realizuje programy socjalne, organizuje imprezy integracyjne itd. Jak widać pracy jest opór, czy jedna osoba jest w stanie podołać takim obowiązkom? Zapewne nie, chociaż w firmach zatrudniających zaledwie kilka osób jest to realne.

Im pracowników firma zatrudnia więcej tym więcej na pracodawcy spoczywa obowiązków czy to wobec ZUS, czy innych instytucji. Raporty GUS, deklaracje ZUS oraz liczne zaświadczenia, zestawienia to elementy pracy pracowników kadrowych. Czynności tych można się przyuczyć, jednak z uwagi na potrzeby rynku funkcjonują również kierunki studiów przygotowujące właśnie do zarządzania kadrami. To istotna specjalizacja, która cieszy się popularnością podobnie jak zainteresowanie fachowcami w tej dziedzinie.

Kadry w małym palcu

kadry w małym palcuCzy da się opanować całą dziedzinę wiedzy dotyczącej spraw kadrowych? Pewno tak, chociaż łatwe to nie jest. Ilość zagadnień jakimi posługiwać winien się specjalista ds. kadrowych jest bardzo duża. Co więcej szereg zagadnień zazębia się z  księgowości i leży na pograniczu kompetencji rekrutera, czy księgowego.

Od szefostwa danej firmy zależy rozległość zakresu obowiązków na stanowisku specjalisty ds. kadrowych. Zwykle w obszarze kompetencji i decyzyjności należy sporządzanie dokumentacji personelu, jak również prowadzenie kadr pod kątem zapotrzebowania, naliczania wypłat, premii, rozliczania urlopów, zwolnień. Im załoga firmy jest liczniejsza tym kadrowych potrzeba więcej.

Czasem nad kadrami czuwa cały zespół specjalistów dzielących się kompetencjami kadrowymi. Opanowanie wszystkich przepisów regulujących działanie kadr wymaga czasu, doświadczenia oraz bycia wciąż na bieżąco. Wysiłki jednak zwracają się, bowiem kadrowe o szerokiej wiedzy są poszukiwane i doceniane. Przez wiele osób kadrowe uchodzą za najważniejsze pracownice zaraz po prezesie. To od nich wiele zależy i większość załogi utrzymuje z kadrami poprawne stosunki.