Zadanie rekrutacja

rekrutacjaKadry to dział rozległy pod względem kompetencji. W zależności od struktury firmy. Najbardziej typowym zadaniem działu kadr jest przyjmowanie, poszukiwanie i zwalnianie pracowników, a także zajmowanie się sprawami pracowników w trakcie zatrudnienia. Specjalista ds. kadrowych to spec od opracowywania zakresów obowiązków oraz zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, zatrudnienia.

Rekrutacja pracowników to jedno z zadań pobocznych bowiem w wielu firmach rzadko jest konieczna i prowadzona. Jednak w miarę potrzeb ktoś musi być kompetentny w zakresie przygotowania oferty pracy i wyłonienia kandydata. Zwykle szefowie nie mają na to czasu ani też wiedzy dotyczącej spraw technicznych rekrutacji. Od tego są właśnie kadrowi. Dbają zarówno o stan zatrudnienia, typują miejsca pracy do wsparcia jak i do zwolnień.

Kadrowi są zwykle wtajemniczeni w zwolnienia lekarskie pracowników, plany emerytalne jak również sytuacje wymagające zastępstwa jak ciąża pracownicy, urlop wychowawczy itp. na bazie tej wiedzy sugerują awanse, zwolnienia, zastępstwa oraz zatrudnienie nowych osób. Nie jest to łatwe zadanie, wymaga rozeznania tematu, bycia na bieżąco z kierownikami jak również samymi pracownikami. Konflikty pracownicze nie powinny być obce kadrowym.

Znajomość prawa pracy

prawo pracyPracując w kadrach wymagana jest orientacja w przepisach prawa pracy jak i księgowości. Warto też zauważyć, że dział kadr może dzielić się na mniejsze zespoły pracowników specjalizowanych w danej dziedzinie jak chociażby rekrutacja, zaświadczenia itd.  Specjalista ds. kadrowych to stanowisko z pogranicza kadr i księgowości.

Osoby zatrudnione na tym stanowisku muszą posiadać rozległą i aktualną wiedzę dotyczącą praw pracowników, pracodawcy, obowiązków pracowniczych, wynikających ze stosunku pracy, zatrudnienia. Ponadto istotne znaczenie mają przepisy regulujące sposoby opodatkowania pracowników, ich zarobków i dodatków o wynagrodzenia. Specjalista ds. kadrowych to również osoba orientująca się w przepisach około pracowniczych, zwłaszcza związanych z bezpieczeństwem w pracy.

Tym samym pracownik działu kadr musi być wszechstronnie wyszkolony. Mimo wszystko to nie księgowy, ani prawnik, ani rekruter, to po prostu specjalista ds. kadrowych. Bardzo często sprawy, które nie znajdują zaszeregowania w innych działach z  sekretariatem włącznie są powierzane właśnie działowi kadr. Tym sposobem bywa i tak, że kadrowa zajmuje się również marketingiem firmy.

Kadry w małym palcu

kadry w małym palcuCzy da się opanować całą dziedzinę wiedzy dotyczącej spraw kadrowych? Pewno tak, chociaż łatwe to nie jest. Ilość zagadnień jakimi posługiwać winien się specjalista ds. kadrowych jest bardzo duża. Co więcej szereg zagadnień zazębia się z  księgowości i leży na pograniczu kompetencji rekrutera, czy księgowego.

Od szefostwa danej firmy zależy rozległość zakresu obowiązków na stanowisku specjalisty ds. kadrowych. Zwykle w obszarze kompetencji i decyzyjności należy sporządzanie dokumentacji personelu, jak również prowadzenie kadr pod kątem zapotrzebowania, naliczania wypłat, premii, rozliczania urlopów, zwolnień. Im załoga firmy jest liczniejsza tym kadrowych potrzeba więcej.

Czasem nad kadrami czuwa cały zespół specjalistów dzielących się kompetencjami kadrowymi. Opanowanie wszystkich przepisów regulujących działanie kadr wymaga czasu, doświadczenia oraz bycia wciąż na bieżąco. Wysiłki jednak zwracają się, bowiem kadrowe o szerokiej wiedzy są poszukiwane i doceniane. Przez wiele osób kadrowe uchodzą za najważniejsze pracownice zaraz po prezesie. To od nich wiele zależy i większość załogi utrzymuje z kadrami poprawne stosunki.

Kadry – miejsce pracy

kadry miejsce pracyDział kadr to z pozoru ciepła posada, kojarzy się wielu osobom z nic nie robiącymi paniami, które naliczają innym wypłaty. Być może dlatego, że szeregowy pracownik z działem kadr niewiele ma do czynienia poza formalnościami przy zatrudnieniu i zwolnieniu. Tymczasem specjalista ds. kadrowych to praca wymagająca zorganizowania i wiedzy z wielu dziedzin. To kadry zatrudniają, zwalniają, pilnują urlopów, płac a także przepisów BHP, badań lekarskich, teczek z danymi osobowymi pracowników itd.

Tak duża gama obowiązków sprawia iż dział kadr bywa rozbudowany. Różnorodność zadań skupionych właśnie w kadrach sprawia, że pracownik kadrowy drugiemu pracownikowi kadrowemu nie jest równy. W mniejszych przedsiębiorstwach kadrowa zwykle zajmuje się kompleksową obsługą firmy, kiedy u większych przedsiębiorców nie jest to możliwe. To właśnie duże zakłady zatrudniające setki a nawet tysiące pracowników dzielą pracowników kadrowych na tych wyspecjalizowanych w płacach, czy sprawach socjalnych, czy też urlopach bądź dbaniem o BHP. Organizacja działu kadr to bardzo ważny element struktury firmy, winna być przejrzysta.

Praca przy komputerze

praca przy komputerzeNie wszystkim praca przy komputerze wychodzi na zdrowie, niestety specjalista ds. kadrowych niemal w stu procentach pracuje przed komputerem, za biurkiem. Siedząca praca często rodzi zagrożenie licznymi chorobami, jednak zakres zadań specjalisty ds. kadrowych to właśnie praca związana z prowadzeniem dokumentacji, zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników.

Niewiele jest tutaj obowiązków, które można wykonać w ruchu i poza komputerem. Jedyne co pozostaje tego rodzaju pracownikowi to zadbać o swoje zdrowie dostosowując warunki pracy, między innymi wyposażając stanowisko pracy w stosowny fotel biurowy, odpowiednią pozycję przy biurku itp. Pomóc również mogą przerwy od ekranu i rotacja pracy. Jeśli istnieją zadania niewykorzystujące ekranu warto je przeplatać z tymi, podczas których konieczne jest korzystanie z monitora.

Niemniej specjalista kadrowy doskonale winien znać prawa i obowiązki pracownicze, w tym przepisy wynikające z BHP, co za tym idzie powinien umieć wykorzystać je w praktyce dla swojego dobra, zdrowia i na korzyść.

Doskonała kadrowa

doskonała kadrowaJakie cechy powinna mieć idealna kadrowa? Po pierwsze powinna być kompetentna. To ważne zarówno dla szefostwa firmy jak również pracowników. Po drugie musi być dokładna, uczciwa i systematyczna. W dziale kadr specjalista ds. kadrowych nie może pozwolić sobie na opóźnienia. Liczą się terminy, zarówno terminy naliczenia składek ubezpieczenia społecznego jak też w terminy wypłat dla pracowników.

Ponadto kadrowa czuwa także nad wymiarem urlopów każdego pracownika, ważnością badania lekarskiego, szkolenia BHP i wielu innych elementów składowych.

Dział kadr powinien prowadzić archiwum i dokumentacje według przepisów prawa, bowiem w każdej chwili Inspekcja Pracy może skontrolować zakład pracy. Ponadto dział kadr prowadzi też sprawy sporne z pracownikami. W większych firmach kadrowa kadrowej się nie równa, bowiem w dziale wyodrębnia się specjalistów ds. płac, ds. BHP. ds. rekrutacji itp.

Dzięki temu każdy pracownik działu ma ściśle określone kompetencje w obrębie kadr i płac. W mniejszych firmach zazwyczaj kadrowa poza zajmowaniem się kadrami jest też księgową i spoczywa na niej prowadzenie spraw firmy niemalże w całości.

Lista płac

lista płacPracownicy zawsze chcą mieć wynagrodzenia na czas, jednak aby tak było specjalista ds. kadrowych musi uzyskać informacje między innymi listę obecności, a także podpis prezesa pod zatwierdzeniem listy płac. Często naliczanie prowizji od sprzedaży czy premii uznaniowych wymaga kolejnych decyzji.

Wbrew pozorom to nie kadry naliczają wypłatę pracownikowi. Kadrowa jedynie wypłaca fizycznie pieniądze, liczy, sumuje kolejne składniki wynagrodzenia, niemniej wynagrodzenie nie zależy do niej samej. Aby doliczyć pracownikowi premie musi uzyskać zgodę. To wszystko wymaga organizacji w  czasie. Kilka dni przed dniem wypłat w dziale kadr bywa gorąco.

Specjalista ds. kadrowych musi wykazać się skrupulatnością, w czym pomagają mu programy komputerowe pobierające szereg danych i automatycznie je przetwarzające. Taki system pracy usprawnia działanie kadr, jednak wymaga kontroli. Nie można się pomylić. Każdy pracownik ma własne konto pracownicze, co miesiąc posiada indywidualne zestawienie zwolnień lekarskich, dni szkoleń, urlopów, i to różnych rodzajów. Do tego dochodzą dodatki stażowe, premie, prowizje, nagrody i ekwiwalenty, również delegacje i diety.

Różnorodność pracy

różnorodność pracyKadry to dział zatrudniający i zwalniający pracowników, ale także pilnujący dokumentacji, przepisów BHP jak też szkoleń, urlopów, zwolnień lekarskich itp. Co więcej specjalista ds. kadrowych to przede wszystkim spec od rozliczania czasu pracy, naliczania składek, podatku i premii. Wypłaty to kluczowa część kompetencji działu kadr.

Ponadto w wielu firmach dział kadr zajmują się też rekrutacją pracowników od zamieszczenia ogłoszenia o pracę w serwisach rekrutacyjnych po podpisanie umowy z pracownikiem. Czasem niezbędna jest współpraca z agencjami pracy, zwłaszcza gdy chodzi o wynajem pracowników na określony czas lub do konkretnego zadania. Z działu kadr pobiera się też zaświadczenia o zatrudnieniu, skierowania na delegacja i szkolenie itp. Tym samym kadrowi mają pełne ręce pracy w dodatku jest ona mocno urozmaicona. Niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę.

Część firm zwłaszcza średnich i mniejszych nie dzieląc organizacji na mniejsze działy praktycznie wszystko wrzuca w dział kadr. O ile księgowość zajmuje się wyłącznie sprawami finansowymi, to kadry mają pod sobą zarówno badania lekarskie, jak też wyjazdy integracyjne.

Rekrutacja

rekrutacjaPracując już w kolejnej firmie na stanowisku specjalista ds. kadrowych nie tylko osoba ta zajmuje się dokumentacją pracowniczą, ale również rekrutacją nowych pracowników. To ważne zadanie, w porównaniu z naliczaniem urlopów, płac itp. zadań, które wykonują jej koleżanki z działu kadr.

Zadaniem specjalisty ds. kadrowych jest redagowanie ogłoszeń rekrutacyjnych, przeglądanie nadesłanych aplikacji, proponowanie składu zespołu szefostwu. Ku temu potrzebna jest ścisła współpraca między pracownikiem kadr a szefem zatrudniającym. Pracownik nie musi się kadrom podobać, ale powinien spodobać się szefowi. Poza tym musi spełniać wymagania określone przez szefostwo i stanowisko pracy.

Czasem bywa to meczące gdyż kandydatów jest mnóstwo, a żaden nie posiada cech jakie wyznaczyło szefostwo. Czasem podczas rozmowy kwalifikacyjnej specjalista kadrowy skłonny jest zaufać kandydatowi, niestety szef ma inne zdanie i to on ma je decydujące. Przez kilka lat pracy zawodowej można przywyknąć do tego, niemniej wciąż bywa to krepujące, kiedy trzeba zadzwonić do kandydata i mu odmówić.

Spora biurokracja

biurokracjaBiurokracja administracji, przede wszystkim samorządowej powoduje, że Polak musi cały czas coś załatwiać przynosząc różne zaświadczenia czy tym podobne dokumenty. Podobnie jest i w przypadku pracy. Pracownicy kadrowi przez większość swojego czasy wypisują zaświadczenia o zarobkach o zatrudnieniu na potrzeby instytucji, którym w większości wystarczyło by samo oświadczenie.

Specjalista do spraw kadrowych zdaje sobie jednak sprawę z tego, jednak podobnie jak osoba wnioskująca o zaświadczenie nie jest w stanie nic zmienić. Pojawia się pytanie czy informatyzacja życia nie powinna takich aspektów niwelować. Przecież zamiast przysłowiowego papierka wystarczyło by sprawdzenie u pracodawcy czy taka osoba pracuje lub czy jego oświadczenie jest prawdziwe.

Niestety tutaj problemem jest Kodeks Postępowania Administracyjnego, który wymaga nie tylko reformy ile całkowitej zmiany. Pracownicy działów kadrowych doskonale zdają sobie sprawę, jak wiele ułatwiło by im gdyby nie było potrzeby wydawania papierowych zaświadczeń z pieczątkami i podpisami. Dla pracodawcy to też było by znaczące ułatwienie, ponieważ obecnie jego pracownicy kadrowi zajmują się sprawami, które nie przynoszą bezpośrednich, ani także i pośrednich zysków dla przedsiębiorstwa.