Rozmycie obowiązków

rozmycie obowiazkówBardzo często nie potrafimy określić, czym zajmuje się specjalista ds. kadrowych w danej firmie. W gruncie rzeczy osoba taka zajmuje się całkiem sporą listą spraw, których na co dzień nie dostrzegamy. Zwykle kadrowi są niedocenianymi pracownikami, bowiem większość osób uważa, iż zajmują się niczym, sprawami mało istotnymi dla firmy. Tymczasem gdyby nie kadrowi byłoby trudno z organizacją pracowników, ich zatrudnieniem i wszelką dokumentacją wynikającą z prawa pracy.

Bardzo często specjalista ds. kadrowych odpowiada także za rozliczenie pensji pracowników, naliczenie ekwiwalentów, chorobowego, premii, prowizji i rozliczenie delegacji. Dopiero kiedy brak kadrowego w firmie docenia się jego pracę. Mówi się często o bałaganie w kadrach, tymczasem przyglądając się bliżej pracy kadrowych, można dostrzec duże zaangażowanie w porządek i organizację. Jednak przy tak dużej rozpiętości zadań różnego typu, trudno o nieskazitelność. Jak widać, wiele obowiązków w kadrach, to prace z pogranicza księgowości, administracji, prawa, BHP, szkoleń, a nawet marketingu. Na jednym stanowisku spoczywa zwykle wiele zadań, co wymaga wyjątkowości pracownika.

Wielorakie zadania

wielorakie zadaniaPraca biurowa nie musi być nudna, zwłaszcza gdy chodzi o pracę w kadrach. Kiedy jesteśmy odpowiedzialni za zatrudnianie pracowników. Wdrażanie nowych pracowników, prowadzenie szkoleń wprowadzających, praca ta może być pełna przygód. Specjalista ds. kadrowych to pracownik o wielu zadaniach i wielu kompetencjach. Stąd tak złożony katalog cech, jakimi winien się wykazać taki pracownik. Nie wystarczą studia z zarządzania kapitałem ludzkim, czy public relations, ale także potrzebne są cechy samoorganizacji i samodzielności w pracy, komunikatywność, kreatywność itd.

Wielozadaniowość to priorytet w pracy w niektórych zawodach. W pracach biurowych może być to pożądana kompetencja z uwagi na rutynę grożącą pracownikom wciąż wykonującym powtarzalne zadania. Praca w kadrach bardzo często skupia zadania, nie mieszczące się w obszarach pracy innych działów. To właśnie specjalista ds. kadrowych sprawuje pieczę nad realizacją planu urlopowego, zatrudnienia itp. Różnorodność zadań, jakie czekają na pracownika kadrowego, to z jednej strony wielki plus tej pracy, jednak jest to także wada, bowiem pracownik kadr bywa uznawany za człowieka od wszystkiego i niczego.

Zarządzanie urlopami i nie tylko

praca specjalisty ds. kadrowychPracownicy zatrudnieni w firmie, mają prawo zarówno do urlopów wypoczynkowych, jak też do urlopu okolicznościowego. Ponadto kadry zarządzają zgłoszonymi zwolnieniami lekarskimi, urlopami macierzyńskimi, wychowawczymi itp. Specjalista ds. kadrowych prowadzi skrupulatny terminarz urlopów, dba o obsadę firmy udostępniając plan urlopowy, jak też zajmuje się dokumentacją związaną z rozliczeniem urlopów, dni wolnych. Ponadto archiwizacja dni wolnych, delegacji, szkoleń to także zadanie kadr. Dzięki zarządzaniu tymi danymi, pracownik może korzystać z przypisanych mu dni wolnych i innych praw pracowniczych, jak prawo do zabezpieczenia socjalnego.

Kadrowi odpowiadają za politykę socjalną w postaci paczek lub bonów na święta, nagród okolicznościowych, wypłat kompensacyjnych jak trzynastki, wczasy pod gruszą, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop lub odprawy. W gestii kadr jest również udzielanie pożyczek i zapomóg dla pracowników w szczególnej sytuacji. Dozorowanie spraw związanych z wypadkami przy pracy, to także jedno z  wielu zadań specjalisty ds. kadrowych. Patrząc na ten katalog zajęć, praca ta wydaje się mocno zróżnicowana i złożona.

Praca z dokumentami

praca z dokumentamiPraca w kadrach jako specjalista ds. kadrowych, to głównie praca biurowa. Dość typowa praca z dokumentami. Wystawianie zaświadczeń, świadectw pracy, skierowań na badania lekarskie, szkolenia i delegacje, to podstawowe zadania w pracy w dziale kadr. Z pozoru może wydawać się to łatwa praca, jednak de facto to praca z pogranicza administracji i prawa pracy.

Każdy specjalista ds. kadrowych winien posiadać rozległą i aktualną wiedzę z zakresu przepisów regulujących stosunek pracy. Ponadto dochodzą szkolenia związane z zasadami organizacji dokumentów pracowniczych, ich przechowywania, prowadzenia działań rekrutacyjnych, motywacyjnych i integracyjnych. Bardzo często kadrowi odpowiadają również za bezpieczeństwo i higienę pracy, co urozmaica katalog kompetencji w tym dziale.

Im wiesza ilość pracowników zatrudnionych w firmie, tym pracy w dziedzinie kadr więcej. Już przy kilkudziesięciu pracownikach pracy jest mnóstwo. Wystarczy, że każdy pracownik chociażby raz  w roku potrzebuje zaświadczenia o zatrudnieniu, a to oznacza wystawienie takiego dokumentu każdego dnia pracy. Do tego dochodzą urlopy, również te nietypowe, okolicznościowe jak też zwolnienia chorobowe.

Wdzięczna praca w kadrach

wdzięczna praca w kadrachJeżeli myślisz o pracy w biurze, jednak nie w handlu, ani usługach, a również praca w urzędzie nie do końca cię przekonuje, masz możliwość spróbować pracy w kadrach. O ile w dziale księgowości wymagane bywa wykształcenie ekonomiczne, to w pracy jako specjalista ds. kadrowych może być to również wykształcenie ogólne, administracyjne. Mając studia z dziedziny kadr, zarządzania kapitałem ludzkim, zwiększamy swe szanse na pracę właśnie w  kadrach.

Praca jako kadrowa to praca typowo biurowa, nawet jeśli powierzy się nam zadanie rekrutacji pracowników, to w dalszym ciągu jest to praca za biurkiem. Zatrudnienie w  tym dziale może być ciekawym doświadczeniem. Możliwość prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, jak również kompletowania dokumentów kadrowych, naliczanie wypłat, wystawianie zaświadczeń to prace, które uczą rzetelności, systematyki i poszanowania prawa.

Wiele młodych osób właśnie wybiera tę branżę jako wstęp do kariery w pracy w księgowości, czy administracji, pracy urzędniczej. Nie oznacza to jednak, że w kadrach pracownik nie ma żadnej odpowiedzialności, nie gonią go terminy itp. Wręcz przeciwnie, praca ta obwarowana jest szeregiem procedur, między innymi związanych z poufnością danych osobowych.

Formularze, zaświadczenia i inne

formularze zaświadczeniaDział kadr to właściwy zespół osób do obsługi zatrudnienia. Mimo, iż w pierwszej kolejności kojarzy się z naliczaniem wypłat pracowników, to faktycznie posiada o wiele bardziej rozległe kompetencje. Dokumentów jakich trzeba wypisać wraz z zatrudnieniem nowego pracownika jest bez liku. Wiele jest standardowych wymaganych przez przepisy ogólne prawa pracy, inne to wewnętrzne procedury, zaświadczenia szkoleniowe, zobowiązania i oświadczenia.

Poza dokumentami wprowadzającymi specjalista ds. kadrowych zobowiązany jest także do wystawiania zaświadczeń na prośbę pracownika. Niezmiernie często wpływają do kadr prośby o zaświadczenie o zatrudnieniu, o dochodach czy o obciążeniach na wynagrodzeniu. Ilość dokumentacji jest całkiem spora, pracy także jest co niemiara. Praca w kadrach wymaga koncentracji i skrupulatności. Prowadzenie teczek z dokumentami to nie lada zadanie. Porządek w biurze kadrowego jest absolutnie wymagany. Niezbędne jest także podążanie za nowymi przepisami, które obligują dział kadr do ich przestrzegania. Dotyczy to zarówno BHP jak i badań lekarskich, szkoleń, rozwoju zawodowego, ewaluacji itd.

Dokumentacja kadrowa

dokumentacja kadrowaPraca w kadrach ma swe określone procedury. To praca dla osób usystematyzowanych. Wielość dokumentów i konieczność ich archiwizacji sprawia, że należy być niezwykle uporządkowanym, by dokumentacja kadrowa była na medal. Zmienne przepisy prawa powodują konieczność aktualizacji dokumentów, zmiany w  ich prowadzeniu, pozyskaniu nowych dokumentów itp.

Prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga biegłej znajomości przepisów prawa pracy i nie tylko. Im więcej zatrudnionych pracowników tym pracy więcej. Warto dbać o porządek w dokumentach i być zawsze gotowym do kontroli z zewnątrz. Co więcej sprawność w prowadzeniu spraw kadrowych pomaga w załatwianiu spraw pracowniczych jak chociażby zaświadczenia o zatrudnieniu, wynagrodzeniu itp.

Specjalista ds. kadrowych to często spotykane stanowisko pracy oferowane przez firmy niekoniecznie specjalizujące się w  rachunkowości i kadrach. W większych firmach kadry i sprawy kadrowe są prowadzone przez wyodrębniony personel kadrowych. Zazwyczaj na tych stanowiskach pracują kobiety, mimo iż zawód ten jest bardzo neutralny i nic nie stoi na przeszkodzie, aby specjalista ds. kadrowych był mężczyzną.

Znajomość języków obcych w kadrach

znajomość języków obcychPraca w kadrach to operowanie dokumentacją pracowniczą, jak też bezpośredni kontakt z osobami do pracy kandydującymi, pracującymi w firmie i partnerami biznesowymi firmy. Znajomość języków na tym stanowisku bywa doskonałym atutem i to jak najbardziej przydatnym w codziennych obowiązkach w pracy kadr.

Bardzo często od kadrowych wymaga się znajomości jeżyków obcych. Nie bez powodu ten warunek widnieje w ogłoszeniach o pracę na stanowisko specjalista ds. kadrowych. Kiedy firma współpracuje z podwykonawcami zza granicy, gdy deleguje pracowników poza granice Polski, wówczas znajomość języków przydaje się chociażby w pozyskiwaniu wiedzy dotyczącej przepisów kadrowych itp. Ponadto coraz częściej w firmach pracują obcokrajowcy, Ukraińcy i nie tylko. Wtedy kadrowa mówiąca co najmniej po angielsku może godnie reprezentować firmę wobec kandydatów.

Znajomość angielskiego to najmniejszy z wymogów, bowiem zdarzają się warunki znajomości holenderskiego czy węgierskiego. Czasy się zmieniają co za tym idzie wymogi również są weryfikowane względem potrzeb rynku. Nauka języka to również świadectwo otwartości na naukę.

Kadry i płace

kadry i płaceWybierając sobie za zawód specjalistę ds. kadrowych trzeba liczyć się z pozyskaniem umiejętności obsługi komputera. Poza komputerem istotna jest wiedza z dziedziny BHP, prawa pracy, a po trochu również zarządzenia i księgowości, rekrutacji. Dział kadr zajmuje się przede wszystkim obsługą zatrudnienia.

Pod tym hasłem rozumie się comiesięczne naliczanie płacy z uwzględnieniem okresów zwolnienia od pracy z uwagi na stan zdrowia, czy też pobyt na urlopie wypoczynkowym, wychowawczym itd. Lista płac skorelowana winna być z listą obecności i planami urlopowymi. Czasem dochodzą do tego jeszcze dodatki socjalne z jakich korzystają pracownicy jak dopłaty do stołówki, zwrot za dojazdy, delegacje, stypendia szkoleniowe, ubezpieczenia grupowe i wiele innych.

To wszystko komplikuje pracę kadrowych, jednak na szczęście sporym ułatwieniem są programy komputerowe. Każdy pracownik mający styczność z naliczaniem płac, i nie tylko winien biegle umieć obsługiwać oprogramowanie stworzone dla kadr i płac, co za tym idzie kompatybilne z księgowością. Specjalista ds. kadrowych powinna wykazać się znajomością programu kadry i płace, aby nie być do tyłu, okresowo doszkalać się w nowościach uaktualnień.

Planowanie urlopów i zatrudnienia

planowanieZa plan urlopowy odpowiada dział kadr wespół z kierownikami działów. Stworzenie takiego planu bywa trudne, zwłaszcza gdy firma zatrudnia wielu pracowników. Im większa firma tym potrzeba więcej osób zaangażowanych do utworzenia harmonogramu pracy. Ponadto specjalista ds. kadrowych to osoba odpowiedzialna za plany związane z zatrudnieniem nowych pracowników. Mimo, iż to od prezesów, szefów przychodzi wskazanie do zatrudnienia to głosem doradczym są kadry.

Dział kadr i pracownicy kadrowi wskazują osoby o dużej ilości nieobecności do zwolnienia jak i wybitne jednostki do nagradzania. Poza tym znaczenie mają raporty działu kadr prezentujące plan pracy w przypadku pracowników długotrwale chorych, kobiet w ciąży, osób na świadczeniach przedemerytalnych. Ta wiedza pomaga szefostwu zarządzającemu firmą, podejmować właściwe decyzje dotyczące poziomu zatrudnienia. Dzięki kadrom decyzje te mogą być podjęte na czas, chroniąc firmę przed przestojami, kosztami itd. By stworzyć działający plan zatrudnienia, uwzględniając ruch w firmie, potrzeby poszczególnych działów, trzeba mieć umysł analityka, umieć planować i przewidywać, wnioskować na podstawie posiadanych i zebranych danych.