Formularze, zaświadczenia i inne

formularze zaświadczeniaDział kadr to właściwy zespół osób do obsługi zatrudnienia. Mimo, iż w pierwszej kolejności kojarzy się z naliczaniem wypłat pracowników, to faktycznie posiada o wiele bardziej rozległe kompetencje. Dokumentów jakich trzeba wypisać wraz z zatrudnieniem nowego pracownika jest bez liku. Wiele jest standardowych wymaganych przez przepisy ogólne prawa pracy, inne to wewnętrzne procedury, zaświadczenia szkoleniowe, zobowiązania i oświadczenia.

Poza dokumentami wprowadzającymi specjalista ds. kadrowych zobowiązany jest także do wystawiania zaświadczeń na prośbę pracownika. Niezmiernie często wpływają do kadr prośby o zaświadczenie o zatrudnieniu, o dochodach czy o obciążeniach na wynagrodzeniu. Ilość dokumentacji jest całkiem spora, pracy także jest co niemiara. Praca w kadrach wymaga koncentracji i skrupulatności. Prowadzenie teczek z dokumentami to nie lada zadanie. Porządek w biurze kadrowego jest absolutnie wymagany. Niezbędne jest także podążanie za nowymi przepisami, które obligują dział kadr do ich przestrzegania. Dotyczy to zarówno BHP jak i badań lekarskich, szkoleń, rozwoju zawodowego, ewaluacji itd.

Dokumentacja kadrowa

dokumentacja kadrowaPraca w kadrach ma swe określone procedury. To praca dla osób usystematyzowanych. Wielość dokumentów i konieczność ich archiwizacji sprawia, że należy być niezwykle uporządkowanym, by dokumentacja kadrowa była na medal. Zmienne przepisy prawa powodują konieczność aktualizacji dokumentów, zmiany w  ich prowadzeniu, pozyskaniu nowych dokumentów itp.

Prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga biegłej znajomości przepisów prawa pracy i nie tylko. Im więcej zatrudnionych pracowników tym pracy więcej. Warto dbać o porządek w dokumentach i być zawsze gotowym do kontroli z zewnątrz. Co więcej sprawność w prowadzeniu spraw kadrowych pomaga w załatwianiu spraw pracowniczych jak chociażby zaświadczenia o zatrudnieniu, wynagrodzeniu itp.

Specjalista ds. kadrowych to często spotykane stanowisko pracy oferowane przez firmy niekoniecznie specjalizujące się w  rachunkowości i kadrach. W większych firmach kadry i sprawy kadrowe są prowadzone przez wyodrębniony personel kadrowych. Zazwyczaj na tych stanowiskach pracują kobiety, mimo iż zawód ten jest bardzo neutralny i nic nie stoi na przeszkodzie, aby specjalista ds. kadrowych był mężczyzną.

Znajomość języków obcych w kadrach

znajomość języków obcychPraca w kadrach to operowanie dokumentacją pracowniczą, jak też bezpośredni kontakt z osobami do pracy kandydującymi, pracującymi w firmie i partnerami biznesowymi firmy. Znajomość języków na tym stanowisku bywa doskonałym atutem i to jak najbardziej przydatnym w codziennych obowiązkach w pracy kadr.

Bardzo często od kadrowych wymaga się znajomości jeżyków obcych. Nie bez powodu ten warunek widnieje w ogłoszeniach o pracę na stanowisko specjalista ds. kadrowych. Kiedy firma współpracuje z podwykonawcami zza granicy, gdy deleguje pracowników poza granice Polski, wówczas znajomość języków przydaje się chociażby w pozyskiwaniu wiedzy dotyczącej przepisów kadrowych itp. Ponadto coraz częściej w firmach pracują obcokrajowcy, Ukraińcy i nie tylko. Wtedy kadrowa mówiąca co najmniej po angielsku może godnie reprezentować firmę wobec kandydatów.

Znajomość angielskiego to najmniejszy z wymogów, bowiem zdarzają się warunki znajomości holenderskiego czy węgierskiego. Czasy się zmieniają co za tym idzie wymogi również są weryfikowane względem potrzeb rynku. Nauka języka to również świadectwo otwartości na naukę.

Kadry i płace

kadry i płaceWybierając sobie za zawód specjalistę ds. kadrowych trzeba liczyć się z pozyskaniem umiejętności obsługi komputera. Poza komputerem istotna jest wiedza z dziedziny BHP, prawa pracy, a po trochu również zarządzenia i księgowości, rekrutacji. Dział kadr zajmuje się przede wszystkim obsługą zatrudnienia.

Pod tym hasłem rozumie się comiesięczne naliczanie płacy z uwzględnieniem okresów zwolnienia od pracy z uwagi na stan zdrowia, czy też pobyt na urlopie wypoczynkowym, wychowawczym itd. Lista płac skorelowana winna być z listą obecności i planami urlopowymi. Czasem dochodzą do tego jeszcze dodatki socjalne z jakich korzystają pracownicy jak dopłaty do stołówki, zwrot za dojazdy, delegacje, stypendia szkoleniowe, ubezpieczenia grupowe i wiele innych.

To wszystko komplikuje pracę kadrowych, jednak na szczęście sporym ułatwieniem są programy komputerowe. Każdy pracownik mający styczność z naliczaniem płac, i nie tylko winien biegle umieć obsługiwać oprogramowanie stworzone dla kadr i płac, co za tym idzie kompatybilne z księgowością. Specjalista ds. kadrowych powinna wykazać się znajomością programu kadry i płace, aby nie być do tyłu, okresowo doszkalać się w nowościach uaktualnień.

Planowanie urlopów i zatrudnienia

planowanieZa plan urlopowy odpowiada dział kadr wespół z kierownikami działów. Stworzenie takiego planu bywa trudne, zwłaszcza gdy firma zatrudnia wielu pracowników. Im większa firma tym potrzeba więcej osób zaangażowanych do utworzenia harmonogramu pracy. Ponadto specjalista ds. kadrowych to osoba odpowiedzialna za plany związane z zatrudnieniem nowych pracowników. Mimo, iż to od prezesów, szefów przychodzi wskazanie do zatrudnienia to głosem doradczym są kadry.

Dział kadr i pracownicy kadrowi wskazują osoby o dużej ilości nieobecności do zwolnienia jak i wybitne jednostki do nagradzania. Poza tym znaczenie mają raporty działu kadr prezentujące plan pracy w przypadku pracowników długotrwale chorych, kobiet w ciąży, osób na świadczeniach przedemerytalnych. Ta wiedza pomaga szefostwu zarządzającemu firmą, podejmować właściwe decyzje dotyczące poziomu zatrudnienia. Dzięki kadrom decyzje te mogą być podjęte na czas, chroniąc firmę przed przestojami, kosztami itd. By stworzyć działający plan zatrudnienia, uwzględniając ruch w firmie, potrzeby poszczególnych działów, trzeba mieć umysł analityka, umieć planować i przewidywać, wnioskować na podstawie posiadanych i zebranych danych.

Zadanie rekrutacja

rekrutacjaKadry to dział rozległy pod względem kompetencji. W zależności od struktury firmy. Najbardziej typowym zadaniem działu kadr jest przyjmowanie, poszukiwanie i zwalnianie pracowników, a także zajmowanie się sprawami pracowników w trakcie zatrudnienia. Specjalista ds. kadrowych to spec od opracowywania zakresów obowiązków oraz zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, zatrudnienia.

Rekrutacja pracowników to jedno z zadań pobocznych bowiem w wielu firmach rzadko jest konieczna i prowadzona. Jednak w miarę potrzeb ktoś musi być kompetentny w zakresie przygotowania oferty pracy i wyłonienia kandydata. Zwykle szefowie nie mają na to czasu ani też wiedzy dotyczącej spraw technicznych rekrutacji. Od tego są właśnie kadrowi. Dbają zarówno o stan zatrudnienia, typują miejsca pracy do wsparcia jak i do zwolnień.

Kadrowi są zwykle wtajemniczeni w zwolnienia lekarskie pracowników, plany emerytalne jak również sytuacje wymagające zastępstwa jak ciąża pracownicy, urlop wychowawczy itp. na bazie tej wiedzy sugerują awanse, zwolnienia, zastępstwa oraz zatrudnienie nowych osób. Nie jest to łatwe zadanie, wymaga rozeznania tematu, bycia na bieżąco z kierownikami jak również samymi pracownikami. Konflikty pracownicze nie powinny być obce kadrowym.

Znajomość prawa pracy

prawo pracyPracując w kadrach wymagana jest orientacja w przepisach prawa pracy jak i księgowości. Warto też zauważyć, że dział kadr może dzielić się na mniejsze zespoły pracowników specjalizowanych w danej dziedzinie jak chociażby rekrutacja, zaświadczenia itd.  Specjalista ds. kadrowych to stanowisko z pogranicza kadr i księgowości.

Osoby zatrudnione na tym stanowisku muszą posiadać rozległą i aktualną wiedzę dotyczącą praw pracowników, pracodawcy, obowiązków pracowniczych, wynikających ze stosunku pracy, zatrudnienia. Ponadto istotne znaczenie mają przepisy regulujące sposoby opodatkowania pracowników, ich zarobków i dodatków o wynagrodzenia. Specjalista ds. kadrowych to również osoba orientująca się w przepisach około pracowniczych, zwłaszcza związanych z bezpieczeństwem w pracy.

Tym samym pracownik działu kadr musi być wszechstronnie wyszkolony. Mimo wszystko to nie księgowy, ani prawnik, ani rekruter, to po prostu specjalista ds. kadrowych. Bardzo często sprawy, które nie znajdują zaszeregowania w innych działach z  sekretariatem włącznie są powierzane właśnie działowi kadr. Tym sposobem bywa i tak, że kadrowa zajmuje się również marketingiem firmy.

Kadry w małym palcu

kadry w małym palcuCzy da się opanować całą dziedzinę wiedzy dotyczącej spraw kadrowych? Pewno tak, chociaż łatwe to nie jest. Ilość zagadnień jakimi posługiwać winien się specjalista ds. kadrowych jest bardzo duża. Co więcej szereg zagadnień zazębia się z  księgowości i leży na pograniczu kompetencji rekrutera, czy księgowego.

Od szefostwa danej firmy zależy rozległość zakresu obowiązków na stanowisku specjalisty ds. kadrowych. Zwykle w obszarze kompetencji i decyzyjności należy sporządzanie dokumentacji personelu, jak również prowadzenie kadr pod kątem zapotrzebowania, naliczania wypłat, premii, rozliczania urlopów, zwolnień. Im załoga firmy jest liczniejsza tym kadrowych potrzeba więcej.

Czasem nad kadrami czuwa cały zespół specjalistów dzielących się kompetencjami kadrowymi. Opanowanie wszystkich przepisów regulujących działanie kadr wymaga czasu, doświadczenia oraz bycia wciąż na bieżąco. Wysiłki jednak zwracają się, bowiem kadrowe o szerokiej wiedzy są poszukiwane i doceniane. Przez wiele osób kadrowe uchodzą za najważniejsze pracownice zaraz po prezesie. To od nich wiele zależy i większość załogi utrzymuje z kadrami poprawne stosunki.

Kadry – miejsce pracy

kadry miejsce pracyDział kadr to z pozoru ciepła posada, kojarzy się wielu osobom z nic nie robiącymi paniami, które naliczają innym wypłaty. Być może dlatego, że szeregowy pracownik z działem kadr niewiele ma do czynienia poza formalnościami przy zatrudnieniu i zwolnieniu. Tymczasem specjalista ds. kadrowych to praca wymagająca zorganizowania i wiedzy z wielu dziedzin. To kadry zatrudniają, zwalniają, pilnują urlopów, płac a także przepisów BHP, badań lekarskich, teczek z danymi osobowymi pracowników itd.

Tak duża gama obowiązków sprawia iż dział kadr bywa rozbudowany. Różnorodność zadań skupionych właśnie w kadrach sprawia, że pracownik kadrowy drugiemu pracownikowi kadrowemu nie jest równy. W mniejszych przedsiębiorstwach kadrowa zwykle zajmuje się kompleksową obsługą firmy, kiedy u większych przedsiębiorców nie jest to możliwe. To właśnie duże zakłady zatrudniające setki a nawet tysiące pracowników dzielą pracowników kadrowych na tych wyspecjalizowanych w płacach, czy sprawach socjalnych, czy też urlopach bądź dbaniem o BHP. Organizacja działu kadr to bardzo ważny element struktury firmy, winna być przejrzysta.

Praca przy komputerze

praca przy komputerzeNie wszystkim praca przy komputerze wychodzi na zdrowie, niestety specjalista ds. kadrowych niemal w stu procentach pracuje przed komputerem, za biurkiem. Siedząca praca często rodzi zagrożenie licznymi chorobami, jednak zakres zadań specjalisty ds. kadrowych to właśnie praca związana z prowadzeniem dokumentacji, zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników.

Niewiele jest tutaj obowiązków, które można wykonać w ruchu i poza komputerem. Jedyne co pozostaje tego rodzaju pracownikowi to zadbać o swoje zdrowie dostosowując warunki pracy, między innymi wyposażając stanowisko pracy w stosowny fotel biurowy, odpowiednią pozycję przy biurku itp. Pomóc również mogą przerwy od ekranu i rotacja pracy. Jeśli istnieją zadania niewykorzystujące ekranu warto je przeplatać z tymi, podczas których konieczne jest korzystanie z monitora.

Niemniej specjalista kadrowy doskonale winien znać prawa i obowiązki pracownicze, w tym przepisy wynikające z BHP, co za tym idzie powinien umieć wykorzystać je w praktyce dla swojego dobra, zdrowia i na korzyść.