Dokumentacja kadrowa

dokumentacja kadrowaPraca w kadrach ma swe określone procedury. To praca dla osób usystematyzowanych. Wielość dokumentów i konieczność ich archiwizacji sprawia, że należy być niezwykle uporządkowanym, by dokumentacja kadrowa była na medal. Zmienne przepisy prawa powodują konieczność aktualizacji dokumentów, zmiany w  ich prowadzeniu, pozyskaniu nowych dokumentów itp.

Prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga biegłej znajomości przepisów prawa pracy i nie tylko. Im więcej zatrudnionych pracowników tym pracy więcej. Warto dbać o porządek w dokumentach i być zawsze gotowym do kontroli z zewnątrz. Co więcej sprawność w prowadzeniu spraw kadrowych pomaga w załatwianiu spraw pracowniczych jak chociażby zaświadczenia o zatrudnieniu, wynagrodzeniu itp.

Specjalista ds. kadrowych to często spotykane stanowisko pracy oferowane przez firmy niekoniecznie specjalizujące się w  rachunkowości i kadrach. W większych firmach kadry i sprawy kadrowe są prowadzone przez wyodrębniony personel kadrowych. Zazwyczaj na tych stanowiskach pracują kobiety, mimo iż zawód ten jest bardzo neutralny i nic nie stoi na przeszkodzie, aby specjalista ds. kadrowych był mężczyzną.

Znajomość języków obcych w kadrach

znajomość języków obcychPraca w kadrach to operowanie dokumentacją pracowniczą, jak też bezpośredni kontakt z osobami do pracy kandydującymi, pracującymi w firmie i partnerami biznesowymi firmy. Znajomość języków na tym stanowisku bywa doskonałym atutem i to jak najbardziej przydatnym w codziennych obowiązkach w pracy kadr.

Bardzo często od kadrowych wymaga się znajomości jeżyków obcych. Nie bez powodu ten warunek widnieje w ogłoszeniach o pracę na stanowisko specjalista ds. kadrowych. Kiedy firma współpracuje z podwykonawcami zza granicy, gdy deleguje pracowników poza granice Polski, wówczas znajomość języków przydaje się chociażby w pozyskiwaniu wiedzy dotyczącej przepisów kadrowych itp. Ponadto coraz częściej w firmach pracują obcokrajowcy, Ukraińcy i nie tylko. Wtedy kadrowa mówiąca co najmniej po angielsku może godnie reprezentować firmę wobec kandydatów.

Znajomość angielskiego to najmniejszy z wymogów, bowiem zdarzają się warunki znajomości holenderskiego czy węgierskiego. Czasy się zmieniają co za tym idzie wymogi również są weryfikowane względem potrzeb rynku. Nauka języka to również świadectwo otwartości na naukę.

Kadry i płace

kadry i płaceWybierając sobie za zawód specjalistę ds. kadrowych trzeba liczyć się z pozyskaniem umiejętności obsługi komputera. Poza komputerem istotna jest wiedza z dziedziny BHP, prawa pracy, a po trochu również zarządzenia i księgowości, rekrutacji. Dział kadr zajmuje się przede wszystkim obsługą zatrudnienia.

Pod tym hasłem rozumie się comiesięczne naliczanie płacy z uwzględnieniem okresów zwolnienia od pracy z uwagi na stan zdrowia, czy też pobyt na urlopie wypoczynkowym, wychowawczym itd. Lista płac skorelowana winna być z listą obecności i planami urlopowymi. Czasem dochodzą do tego jeszcze dodatki socjalne z jakich korzystają pracownicy jak dopłaty do stołówki, zwrot za dojazdy, delegacje, stypendia szkoleniowe, ubezpieczenia grupowe i wiele innych.

To wszystko komplikuje pracę kadrowych, jednak na szczęście sporym ułatwieniem są programy komputerowe. Każdy pracownik mający styczność z naliczaniem płac, i nie tylko winien biegle umieć obsługiwać oprogramowanie stworzone dla kadr i płac, co za tym idzie kompatybilne z księgowością. Specjalista ds. kadrowych powinna wykazać się znajomością programu kadry i płace, aby nie być do tyłu, okresowo doszkalać się w nowościach uaktualnień.

Planowanie urlopów i zatrudnienia

planowanieZa plan urlopowy odpowiada dział kadr wespół z kierownikami działów. Stworzenie takiego planu bywa trudne, zwłaszcza gdy firma zatrudnia wielu pracowników. Im większa firma tym potrzeba więcej osób zaangażowanych do utworzenia harmonogramu pracy. Ponadto specjalista ds. kadrowych to osoba odpowiedzialna za plany związane z zatrudnieniem nowych pracowników. Mimo, iż to od prezesów, szefów przychodzi wskazanie do zatrudnienia to głosem doradczym są kadry.

Dział kadr i pracownicy kadrowi wskazują osoby o dużej ilości nieobecności do zwolnienia jak i wybitne jednostki do nagradzania. Poza tym znaczenie mają raporty działu kadr prezentujące plan pracy w przypadku pracowników długotrwale chorych, kobiet w ciąży, osób na świadczeniach przedemerytalnych. Ta wiedza pomaga szefostwu zarządzającemu firmą, podejmować właściwe decyzje dotyczące poziomu zatrudnienia. Dzięki kadrom decyzje te mogą być podjęte na czas, chroniąc firmę przed przestojami, kosztami itd. By stworzyć działający plan zatrudnienia, uwzględniając ruch w firmie, potrzeby poszczególnych działów, trzeba mieć umysł analityka, umieć planować i przewidywać, wnioskować na podstawie posiadanych i zebranych danych.

Zadanie rekrutacja

rekrutacjaKadry to dział rozległy pod względem kompetencji. W zależności od struktury firmy. Najbardziej typowym zadaniem działu kadr jest przyjmowanie, poszukiwanie i zwalnianie pracowników, a także zajmowanie się sprawami pracowników w trakcie zatrudnienia. Specjalista ds. kadrowych to spec od opracowywania zakresów obowiązków oraz zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, zatrudnienia.

Rekrutacja pracowników to jedno z zadań pobocznych bowiem w wielu firmach rzadko jest konieczna i prowadzona. Jednak w miarę potrzeb ktoś musi być kompetentny w zakresie przygotowania oferty pracy i wyłonienia kandydata. Zwykle szefowie nie mają na to czasu ani też wiedzy dotyczącej spraw technicznych rekrutacji. Od tego są właśnie kadrowi. Dbają zarówno o stan zatrudnienia, typują miejsca pracy do wsparcia jak i do zwolnień.

Kadrowi są zwykle wtajemniczeni w zwolnienia lekarskie pracowników, plany emerytalne jak również sytuacje wymagające zastępstwa jak ciąża pracownicy, urlop wychowawczy itp. na bazie tej wiedzy sugerują awanse, zwolnienia, zastępstwa oraz zatrudnienie nowych osób. Nie jest to łatwe zadanie, wymaga rozeznania tematu, bycia na bieżąco z kierownikami jak również samymi pracownikami. Konflikty pracownicze nie powinny być obce kadrowym.

Znajomość prawa pracy

prawo pracyPracując w kadrach wymagana jest orientacja w przepisach prawa pracy jak i księgowości. Warto też zauważyć, że dział kadr może dzielić się na mniejsze zespoły pracowników specjalizowanych w danej dziedzinie jak chociażby rekrutacja, zaświadczenia itd.  Specjalista ds. kadrowych to stanowisko z pogranicza kadr i księgowości.

Osoby zatrudnione na tym stanowisku muszą posiadać rozległą i aktualną wiedzę dotyczącą praw pracowników, pracodawcy, obowiązków pracowniczych, wynikających ze stosunku pracy, zatrudnienia. Ponadto istotne znaczenie mają przepisy regulujące sposoby opodatkowania pracowników, ich zarobków i dodatków o wynagrodzenia. Specjalista ds. kadrowych to również osoba orientująca się w przepisach około pracowniczych, zwłaszcza związanych z bezpieczeństwem w pracy.

Tym samym pracownik działu kadr musi być wszechstronnie wyszkolony. Mimo wszystko to nie księgowy, ani prawnik, ani rekruter, to po prostu specjalista ds. kadrowych. Bardzo często sprawy, które nie znajdują zaszeregowania w innych działach z  sekretariatem włącznie są powierzane właśnie działowi kadr. Tym sposobem bywa i tak, że kadrowa zajmuje się również marketingiem firmy.

A może praca w kadrach?

a może praca w kadrachDział kadr to praca pełna wyzwań. Każdy kto chciałby w tym fachu pracować winien liczyć się z tym, że zakres obowiązków jaki przypada na specjalistę ds. kadrowych bywa zróżnicowany. Praca w kadrach nie zawsze jest przyjemna, czasem to kwestia firmy i podejścia szefów, dlatego warto szukać nowej pracy. Kto jak nie specjalista ds. kadrowych będzie umiał znaleźć dobrą, a co najmniej lepszą od obecnej pracę.

Poszukiwania pracy zacząć należy od przeglądania bieżących ofert zamieszczanych w sieci, gdy to nie przynosi efektu warto rozpytać wśród znajomych, poszukać ofert w branżowych pismach czy w zamkniętych środowiskach. Kadrowych pracowników poszukuje się w nowych firmach, czasem praca dostępna jest zdalna. Możliwości zatrudnienia przybywa, aczkolwiek wiele zajęć wykonywanych dotąd kadrowych są wykonywane automatycznie przez programy komputerowe usprawniające i podnoszące efektywność pracy w kadrach. Z jednej strony komputery znacząco pomagają w  pracy odciążając specjalistów ds. kadrowych, z  drugiej zaś strony ograniczają popyt na ich pracę. To ważne w dłuższej perspektywie czasu dla rynku pracy.

Różnorodna praca w kadrach

praca w kadrachW dziale kadr pracować można na różnych stanowiskach będących pewnymi wyodrębnionymi specjalizacjami. Między innymi to właśnie w tym dziale pracuje specjalista ds. rekrutacji, jak również BHP. Nie każdy specjalista ds. kadrowych zajmuje się wyłącznie pilnowaniem teczek pracowniczych, czy rozliczaniem urlopów i zwolnień lekarskich. W tym dziale praca bywa zróżnicowana.

To właśnie dział kadr przygotowuje zapotrzebowanie na nowe miejsca pracy, analizuje potrzeby zwolnień, doradza i realizuje programy socjalne, organizuje imprezy integracyjne itd. Jak widać pracy jest opór, czy jedna osoba jest w stanie podołać takim obowiązkom? Zapewne nie, chociaż w firmach zatrudniających zaledwie kilka osób jest to realne.

Im pracowników firma zatrudnia więcej tym więcej na pracodawcy spoczywa obowiązków czy to wobec ZUS, czy innych instytucji. Raporty GUS, deklaracje ZUS oraz liczne zaświadczenia, zestawienia to elementy pracy pracowników kadrowych. Czynności tych można się przyuczyć, jednak z uwagi na potrzeby rynku funkcjonują również kierunki studiów przygotowujące właśnie do zarządzania kadrami. To istotna specjalizacja, która cieszy się popularnością podobnie jak zainteresowanie fachowcami w tej dziedzinie.

Kadry w małym palcu

kadry w małym palcuCzy da się opanować całą dziedzinę wiedzy dotyczącej spraw kadrowych? Pewno tak, chociaż łatwe to nie jest. Ilość zagadnień jakimi posługiwać winien się specjalista ds. kadrowych jest bardzo duża. Co więcej szereg zagadnień zazębia się z  księgowości i leży na pograniczu kompetencji rekrutera, czy księgowego.

Od szefostwa danej firmy zależy rozległość zakresu obowiązków na stanowisku specjalisty ds. kadrowych. Zwykle w obszarze kompetencji i decyzyjności należy sporządzanie dokumentacji personelu, jak również prowadzenie kadr pod kątem zapotrzebowania, naliczania wypłat, premii, rozliczania urlopów, zwolnień. Im załoga firmy jest liczniejsza tym kadrowych potrzeba więcej.

Czasem nad kadrami czuwa cały zespół specjalistów dzielących się kompetencjami kadrowymi. Opanowanie wszystkich przepisów regulujących działanie kadr wymaga czasu, doświadczenia oraz bycia wciąż na bieżąco. Wysiłki jednak zwracają się, bowiem kadrowe o szerokiej wiedzy są poszukiwane i doceniane. Przez wiele osób kadrowe uchodzą za najważniejsze pracownice zaraz po prezesie. To od nich wiele zależy i większość załogi utrzymuje z kadrami poprawne stosunki.

Wydajność i efektywność działu kadr

dział kadrDział kadr jest niezwykle ważnym działem w firmie. Często niedocenianym. Specjalista ds. kadrowych to osoba, dzięki której w firmie wszyscy mają wynagrodzenie na czas, mogą otrzymać zaświadczenie o zatrudnieniu, jak również referencje. Każdemu szefowi zależy na tym, aby pracownicy pracowali wydajnie i przynosili pożądane efekty swej pracy. Od tego jaki zespół dobierze się do pracy zależy jakie są efekty pracy. Czasem zła atmosfera pomiędzy pracownikami, konflikty z kierownikami, brak dobrej komunikacji wpływają na obniżenie wydajności pracy.

Wśród kadrowych również warto zadbać o należytą atmosferę pracy sprzyjając rzetelności wykonywanych obowiązków. W kadrach niezwykle ważne są terminy, dlatego też wszystko musi mieć swoje miejsce, wszelkie zadania wykonywane winny być wedle planu, terminowo i dokładnie. Dzięki dobrej organizacji i usprawnieniom biurowym nie jest to trudne. Pomocne okazują się programy do zarządzania personelem, które przypominają, porządkują i archiwizują niezbędne dokumenty kadrowe.